许多上班族,长期身陷加班的困扰,不知道多久没「准时下班」了。其实工时与工作效率息息相关,Pinkoi 小编推荐2 种不同个性的时间管理术,不论是「直觉派」还是「规划派」的上班族,只要用对时间管理技巧,再搭配笔记本、行事历、手帐等工具来安排工作,都可以迎接美好的下班人生!

日剧《我要准时下班》开播后掀起不小的话题。全剧反思以往亚洲社会的劳动文化,吉高由里子「为自己的生活着想,认识不同的人,拓展自己的眼界,累积这样的经验才能做好工作。」已成为新职人典范。

直觉派时间管理术: 矩阵图像思考

真的懒得做计画耶!

崇尚直觉的你,就用最简单的矩阵图,搞清楚工作的轻重缓急!

要怎么归类、排序手中的事情,可参考以下判断的方式:

• 马上去做:若为 重要、急迫 的事情,马上开始执行就对了!

• 稍后再做:把 一定得做但不急/ 程序麻烦/ 会影响工作心情 的事情分到这类,晚一点再处理,别让一天被一件事拖垮了。(麻烦终究要面对的,放后面是为了有充足时间去思考做法。)

• 有空再做:如果 预期投入的力气跟客观结果将不成正比,先归到这类,心有余力再决定删除还是执行。(毕竟工作最讲求的还是成效!)

• 给别人做:把 不一定自己才能做/ 重复性高的事情 放在这类,找信任或专业的对象交付出去,千万别绑死自己啦!

直觉型工作者,最大的特征就在于可以很敏锐地判断工作的性质,再搭配以上「归类」的方法,就算不用一步步详细计画,也可以帮助你厘清做事的顺序,达到好的时间管理效果。

挑选空白或是方格的笔记本,帮助快速制图!

 

規劃派時間管理術: GTD 線性思考

事情沒有計畫就不安心!

你可以運用 「彙整+分類+計畫」 的邏輯, 5 個步驟提升專注力,增加效率。

• 搜集:把腦中所有事情寫下來,因為只是暫時的,別拘泥形式排序,可以用簡明扼要的「子彈筆記」來記錄~

• 理清:把寫下來的事情,整理成兩大類 >> 可以立刻解決的小事 or 耗時較長的大事 / 專案。小事集中起來一起解決,大事則需訂定最終期限,並進入「組織」步驟。

• 組織:針對每一件耗時較長的大事 / 專案,寫下關於它的 to do 細項!再依據最終的期限,把每個細項塞進行事曆。

• 檢視:有的專案跨期較長,建議每週日晚上花 1 小時,去定期回顧完成度。別小看這 1 小時,除了檢查現有任務的完成度之外,「蒐集、理清、組織」也可以此時做。

• 執行:執行沒獨門心法,需要不斷練習&執行。久了你會發現你已成為了有條理且執行力更強的人!

規畫型工作者,若能善用自己原先的縝密思考優勢,再搭配線性時間管理方法,可以讓你隨時掌握進度,避免漏掉細節,專案多也不再混亂喔~

小秘訣 : 不管是矩形還是直線時間管理,選對工具你也能立刻上手!