1、文档的分类要清晰。将不同的文档分成不同的类别,放在不同的文件夹之内,便于查找;

2、清晰易懂的文件命名。命名能够反映文件的内容,便于查询;

3、文件版本记录要清楚。不同时间、不同时期的不同版本,要分清;

4、文档流通记录要记录;

5、文档电子备份。为安全起见,对文档要进行安全扫描备份,防止文件丢失等意外情况;

6、文件管理者的流动管理。管理者流动,会造成文件管理的混乱,所以在交接时一定要交接好。